NORDDJURS: I Norddjurs har man i flere år brugt AI-robotten Smartmail, der sorterer digital post i kommunen, og It-løsningen er en succes, fortæller Kaare Christensen, der er afdelingsleder for IT og Digitalisering i Norddjurs, i et interview med DK Nyt.
Da første version af Smartmail blev testet i 2021, oplevede kommunen en reduktion i den tid, den brugte på fordelingen af indkommende post, på cirka 66 pct. i forhold til tidligere, fortæller han.
Nu er kommunen i gang med test af en nyere version af Smartmail, som afsluttes i slutningen af 2023. Her skal Smartmail desuden gøres såkaldt open source i samarbejde med det offentlige Open Source digitaliseringsfællesskab OS2, så flere kommuner også vil kunne implementere Smartmail.
80 pct. af mails sorteres
Smartmail er simpelt fortalt en AI, der er blevet fodret med en masse data fra indgående mails i kommunen, så den har lært at sende posten til den korrekte modtager.
En mail, der direkte bliver sendt til en medarbejder i kommunen, bliver ikke rørt af Smartmail. Det gør kun alt, der ryger i hovedpostkassen. Hvis AI’en er 90 pct. sikker på, at den har gennemskuet, hvor mailen skal hen, bliver mailen sendt videre. Ellers skal mailen manuelt sorteres. I gennemsnit bliver omkring 80 pct. sorteret af Smartmail, og 20 pct. bliver sorteret manuelt af en medarbejder.
Smartmail får også posten oftere sendt det rigtige sted hen første gang, fortæller Kaare Christensen.
- Jeg har ikke reelle tal på det, men jeg synes, vi kan se, at posten i højere grad ender det rigtige sted første gang. Før Smartmail kunne den godt blive sendt til to, tre eller fire forskellige afdelinger, inden vi ramte den rigtige afdeling, siger han til DK Nyt.
Han påpeger desuden, at den selvfølgelig nogle gange rammer forkert, men så bliver mailen sendt til manuel behandling, så den rigtige modtager får mailen. Der er heller ikke blevet nedlagt stillinger, men medarbejdere kan nu bruge tiden på andet end at sortere mails.
Tekst, grafik, billeder, lyd og andet indhold på dette website er beskyttet efter lov om ophavsret. DK Medier forbeholder sig alle rettigheder til indholdet, herunder retten til at udnytte indholdet med henblik på tekst- og datamining, jf. ophavsretslovens § 11 b og DSM-direktivets artikel 4.
Kunder med IP-aftale/Storkundeaftaler må kun dele DK AIs artikler internt til brug for behandling af konkrete sager. Ved deling af konkrete sager forstås journalisering, arkivering eller lignende.
Kunder med personligt abonnement/login må ikke dele DK AIs artikler med personer, der ikke selv har et personligt abonnement på DK AI
Afvigelse af ovenstående kræver skriftlig tilsagn fra det pågældende medie.
